はじめまして、 アイキューブドシステムズ でモバイルアプリエンジニアを担当している Mengliang Li です。現在 Xamarin や Android 関係のプロジェクト・マネージメントを主に担当しています。
今回のブログ内容は私はなぜ外部委託のマネージメントに挑戦しようと思ったか？外部委託はどんな問題が発生したか？どう解決したかを紹介させていただきたいと思います。記す内容は 海外企業 への外部委託になります。
よろしくお願いいたします。
背景
私は2009年にアイキューブドシステムズに入社し、システム開発って何? 設計って何? という開発経験ゼロの状態から、サーバーサイド開発（PHP、Ruby on Rails）、スマホアプリ開発（iOS、Android）をできるようになりました。ただ、1人ができるようになっても、そのアウトプットの総量は限られているため、今後どのような立場で仕事をすれば良いか悩み始めました。
弊社は事業拡大、サービス向上、顧客満足度をあげるため、新しい機能の開発、既存機能の改良など、様々なプロジェクトを企画してきました。
しかしながら社内エンジニアのリソースは有限ですので、最近ではプロジェクトの企画から市場投入までのスピードを向上させることが難しくなってきました。
他の選択肢を考えた時に、外部委託の手段もあり、外部委託のチャレンジを始めました。
私は外国籍であって、将来は国際的な仕事に貢献ができればと思い、外部委託の仕事をチャレンジしたいと思いました。
外部委託で発生した問題と解決方法
外部委託プロジェクトを進める中で、いくつか問題が発生しました。それらの問題を共有したいと思います。（他にも問題はありましたが、外部委託ではなくても発生する問題については割愛いたします）
問題はこちらです。
- RFP(システム仕様書)と見積提案書のギャップ
- BrSE（ブリッジSE）のボトルネック
- 週次ミーティングの状況報告時間が長い
- コミュニケーションミス
RFPと見積提案書のギャップ
RFP資料の作成は最初BrSEに担当していただいていました。しかし、BrSEが考える重要点しか見積提案書に反映されず、認識のギャップが発生しました。その結果、見積提案書のレビューの期間と工数が予定よりかかりました。
ちなみに、本来であればRFPの作成は発注者である弊社の社員が担当する部分です。しかし、BrSEの常駐経験や該当製品の理解はある程度あるため、BrSEに作成をしていただいた経緯があります。
解決方法としては、RFP資料の作成は社員が担当し、重要点を明確に洗い出し、BrSEに理解してもらうように情報連携を行いました。 RFP資料を全て理解してもらうことが基本だが、内容が多くなると、抜け漏れが発生しやすくなるため、重要点のまとめが大事です。 重要点をまとめることで、より正確な見積提案ができるようになります。
BrSEのボトルネック
一つ目の問題にも繋がっていますが、BrSEには役割やタスクを多数担当していただいており、その結果、BrSE個人への依存度が大きくなり、依頼プロジェクトが増加した場合、BrSEのボトルネックが発生しました。
解決方法としては、まずBrSEの役割とタスクを最適に調整し、次に委託先のチーム体制を変更することで、個的な依存が少なくなりました。
週次ミーティングの状況報告時間が長い
海外委託先現地では英語ではない母国語を使われてることが多く、海外委託先とミーティングを開催する際に、通訳担当（委託先の人材）が必要となります。
ミーティングでのコミニュケーションをうまく取れるのか、通訳担当は思う以上に重要でした。会話が噛み合わないことが度々発生し、ストレスを感じました。
解決方法としては、日本語だけわかる通訳担当ではなく、ビジネスや開発関係の知識も持っている通訳担当の方が望ましく、そのような人材の調達を合意し、調整しました。
コミュニケーションミス
こちらの問題は委託先側のコミュニケーションだけでなく、BrSEとのコミュニケーションも含まれています。普段チャットや音声での会話は基本的ですが、そのままだと、認識がずれていたりすることがたまに発生します。
解決方法としては、どんな会話でも、最後に会話内容のまとめ、次アクションを明確化することです。また、一方で話をするだけではなく、相手は理解されているかを確認しつつコミュニケーションをすることが大事です。
その他の問題と対応方法
下記問題は外部委託の際に発生しやすい問題と言われています。これらの問題は私のもとでは実際に発生してはいませんが、その対応方法を共有させていただきます。
- 人材管理の不足
- 要件・仕様の理解不足
- 海外の文化や国民性による認識の違い
- 開発のブラックボックス化
人材管理の不足
委託先と継続的に作業を進めるように、しっかり体制を考えた上、開発ラインの構築や人材を確保するためのプロジェクト調整、サポート、マネージメントなど、BrSEとうまく連携を取りながら進めました。
要件・仕様の理解不足
RFP資料をしっかり作成し（細かく）、必要な情報もピックアップして連携を行いました。こちらはBrSEと長期なお付き合いやBrSEの各種能力に依存します。（コミュニケーションが非常に大事）
海外の文化や国民性による認識の違い
海外の場合、責任やコストを重視することが多いため、依頼する内容を詳しく定義、認識合わせを行わないと、ギャップが発生する可能性が高くなります。
開発のブラックボックス化
RFPを出して見積提案書に合意したら、あとは成果物ができあがるのを待って検収すればよい、と思っているとこちらが想定していたものとは全然違った成果物ができあがるリスクがあります。
委託契約する際に、初期頃の成果物のレイアウトや設計内容を確認させてもらい、一定期間ごとにソースコードや成果物のレビューをすることを盛り込んでおくと良いと思います。（レビューする工数が思っていたより多いかったため、社内工数の見積を行う際にしっかり考えた方が良いと思います）
まとめ
同じ国籍同士でもコミュニケーションミスが発生することがある中、言葉が違う他の国の方とのコミュニケーションは更なる難しいと思います。ビジネスを成功する目標は同じであるため、お互いの文化、気持ち、立場を考えながら、お互い理解しながら、仕事を楽しくやっていきたいと思います。
細かい情報や感想の内容しかございませんが、少しでも役に立つことができれば幸いです。
私も外国人であり、外国の良いところを取り込んで、良くないところを反省し、改善しながら、成長の可能性が高くなると思います。
PR
自分がやりたいことが会社のビジネス成長につなげることが非常に良いことだと思うし、このようなチャンスが会社からいただけることは非常に感謝したいと思っています。
このブログを見たあなたもこの会社で実現したい夢がありませんか？ 少しでも アイキューブドシステムズ に興味をお持ちであれば、ぜひ話を聞かせてください。（カジュアル面談も可能です）
最後になりましたが、アイキューブドシステムズでは継続して採用活動を行っております。 皆様のご応募を心よりお待ちしています。
- 2023年度新卒採用：https://www.i3-systems.com/new-graduates/
- キャリア採用：https://www.i3-systems.com/careers/
よろしくお願いいたします。
